Gibt es für die Bestellung eines Events/einer Eventbox eine Mindestanzahl von Personen?
Welche Leistungen kann ich bestellen?
Wie kann ich mein gespeichertes Angebot abrufen?
Wie lange ist die Vorlaufzeit für die Buchung eines Events/einer Eventbox?
Kann ich mir meine Eventbox individuell zusammenstellen?
Kann ich mir ein gänzlich individuelles Angebot für eine Veranstaltung erstellen lassen?
Es haben weniger Teilnehmer:innen zugesagt als bestellt. Kann ich Boxen noch stornieren?
Welche Funktionen bietet der Kundenaccount?
Der Kundenaccount bietet viele Vorteile und unterstützt Sie in der Organisation Ihres Events:
-
Verwalten Sie alle Teilnehmer:innen
- Übersicht über alle Teilnehmer:innen, die bereits ihre Lieferadresse und persönliche Eventbox-Auswahl getroffen haben. Sobald dies von den Teilnehmer:innen erfolgt ist, werden die Teilnehmer:innen in der Teilnehmerübersicht angezeigt und auf „Aktiv” gesetzt.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie Teilnehmer:innen: Sollten in der Liste Teilnehmer:innen aufgeführt sein, die Sie nicht aktiv eingeladen haben, können Sie jederzeit die entsprechenden Teilnehmer:innen deaktivieren.
- Excel-Export der aktuellen Teilnehmerliste.
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Überblick über alle wichtigen Deadlines:
- Anmeldeschluss für die Teilnehmer:innen
- Deadline zum Upload etwaiger Logos oder Texte
- Einsicht in Ihre Rechnungen
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Übermittlung aller wichtigen Informationen zum Event, wie zum Beispiel:
- Logo für die Produktion der ausgewählten Give-aways
- Individueller Text zum Bedrucken der Grußkarte
- Branding, Zeitablauf, Agenda, Anzahl Session-Räume etc. für die Online-Location
Tipp:
Überprüfen Sie in Ihrem Kundenaccount vor Ablauf der Deadline, ob alle von Ihnen eingeladenen Teilnehmer:innen aufgelistet und als „Aktiv” angezeigt werden. Die Teilnehmer:innen werden dann aufgelistet und sind „Aktiv”, wenn sie die Lieferadresse und ihre persönliche Auswahl getroffen und in der darauffolgenden Bestätigungsmail den Double Opt-in bestätigt haben.
Falls Teilnehmer:innen nicht angezeigt werden, erinnern Sie Ihre Teilnehmer:innen vor Ablauf der Frist, die Eingaben zu erledigen und den Double Opt-in zu bestätigen. Wird der Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin angezeigt, ist aber nicht „Aktiv”, können Sie selbst den Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin aktivieren.
Wie ist die Lieferzeit für die Eventboxen?
In welche Länder werden die Eventboxen verschickt?
EU Ländergruppe 1:
Deutschland, Belgien, Dänemark, Frankreich, Italien, Luxemburg, Polen, Spanien,
Niederlande, Österreich
EU Ländergruppe 2:
Bulgarien, Estland, Finnland, Griechenland, Irland, Kroatien, Lettland, Litauen, Malta, Monaco,
Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik, Ungarn, Zypern
Bitte beachten Sie, dass der Versand ins Ausland einige Werktage länger dauert und Sie deswegen mehr Vorlaufzeit für das Event einplanen sollten.
Welcher Lieferdienst wickelt die Bestellung ab?
Alle unsere Pakete versenden wir mit DHL/DPD. Sobald das Paket verschickt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsmail mit der Sendungsverfolgungsnummer. Über diesen Link können Sie sich informieren, wo sich Ihr Paket derzeit befindet.
Kann eine Bestellung auch an eine Packstation geliefert werden?
Selbstverständlich! Fügen Sie einfach die DHL-Packstation als Lieferadresse hinzu.
Bei Sendungen an eine Packstation bitte immer folgendes angeben:
- Vor- und Nachname (gemäß Registrierung)
- Persönliche Postnummer in das Feld Firma (gemäß Kundenkarte)
- Das Wort „Packstation" inkl. der Nummer der Packstation in das Feld für Straße (ohne Straßenangabe)
Zustellung in Zeiten von Corona
Grundsätzlich werden Pakete weiter ausgeliefert. Sie bekommen Ihr Paket also auf jeden Fall! Es kann allerdings zu Lieferverzögerungen kommen.
Da sich auch DHL/DPD um die Sicherheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter Gedanken macht, gibt es ein paar Änderungen im Zustellprozess. Es geht in erster Linie darum, persönliche Kontakte der Zustellkräfte so gering wie möglich zu halten.
Sie haben eine falsche Adresse angegeben?
Im Normalfall können wir die Adresse solange noch ändern, bis die Bestellung verschickt wurde. Melden Sie sich bitte schnellstmöglich bei uns unter [email protected] mit der richtigen Adresse und wir schauen, was wir für Sie tun können.
Meine Lieferung ist unvollständig – was kann ich tun?
Auch wir sind nur Menschen. Vielleicht ist beim Packen etwas schiefgelaufen. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an [email protected] und wir kümmern uns darum!
Wie wird die Kühlkette während der Lieferung aufrechterhalten?
Durch das Einwecken der Speisen sind diese ohne Kühlung haltbar, sodass keine spezielle Kühlung beim Versandweg eingehalten werden muss.
Wie lange sind die Speisen haltbar?
Nach Erhalt der Ware sind unsere Speisen gekühlt 14 Tage und ungekühlt 7 Tage haltbar. Nach Öffnen im Kühlschrank aufbewahren und innerhalb weniger Tage aufbrauchen.
Benötige ich noch zusätzliche Zutaten?
Nein, die Speisen sind frisch vorgekocht und müssen nur noch mit wenigen Handgriffen warm gemacht werden. Eine Anleitung zur Zubereitung finden Sie hier.
Eine Kochanleitung fehlt in meiner Box. Was kann ich tun?
Unsere Anleitung für die Zubereitung der Speisen können Sie hier downloaden.
Welche Hygienestandards befolgen Sie in der Produktion der Speisen?
Bei der Produktion der Speisen wird nach dem aktuellen Stand der HACCP-Richtlinien verfahren. Weitere Informationen zu den Richtlinien finden Sie in der EU-Hygieneverordnungen für Lebensmittel.
Des Weiteren werden, durch das spezielle Verfahren des Einweckens, Bakterien und Viren abgetötet. Dabei werden die Gläser vor dem Befüllen steril gereinigt und abgekocht. Durch das luftdichte Verschließen der Speisen können sich Bakterien und Viren nicht vermehren.
Außerdem werden selbstverständlich alle Richtlinien der Bundesregierung zur Eindämmung des Corona-Virus eingehalten.
Welche Allergene befinden sich in den frisch gekochten Speisen?
Eine Liste der Allergene aller angebotener Speisen finden Sie hier.
Wie läuft die Zahlung ab?
Nach Vertragsschluss erhalten Sie zwei Rechnungen, eine Abschlagsrechnung und eine Endrechnung. Bei Aufgabe der Bestellung steht es Ihnen frei, für die Teilnehmer:innen mehrere Eventboxen zur Auswahl zu stellen, so dass ein Endpreis, bezogen auf die tatsächlich von den Teilnehmer:innen ausgewählten Eventboxen, erst nach verbindlicher Auswahl durch die Teilnehmer:innen erfolgen kann. Der Endpreis wird über die Abschlussrechnung in Rechnung gestellt. Soweit ein Mehraufwand, zum Beispiel im Rahmen der Online-Location, abzurechnen ist, werden die hierauf entfallenden Kosten ebenfalls in der Endrechnung ausgewiesen, es sei denn, aus der Endrechnung geht anderes hervor.
Die Abschlagsrechnung enthält den niedrigsten Bestellbetrag. Der niedrigste Bestellbetrag errechnet sich aus den jeweils günstigsten zur Auswahl der Teilnehmer:innen gestellten Eventboxen. Nach rechtsverbindlicher Bestellung übersendet Event is coming home die als Abschlagsrechnung ausgewiesene Rechnung. Diese ist keine Endrechnung. Die Abschlagsrechnung ist mit Rechnungsstellung fällig. Der Zahlungseingang auf die Abschlagsrechnung hat zwingend 10 Werktage vor dem Datum der Veranstaltung zu erfolgen. Bei nicht rechtzeitigem Zahlungseingang ist Event is coming home nicht zur Leistungserbringung verpflichtet.
Bitte geben Sie bei Zahlungen und Schriftverkehr immer Ihre Rechnungsnummer an.
Auf welche Details muss ich als Eventorganisator:in bei einem Online-Event achten?
Vorbereitung
Es bietet sich an, vor dem Event eine Agenda festzulegen und diese bereits in der Termineinladung
an die Teilnehmer:innen zu kommunizieren. Als Organisator:in des Events sollten Sie auch definieren,
wer welche Themenpunkte übernimmt und später das Geschehen moderieren.
Vor allem, wenn Künstler:innen oder andere „Special Guests“ einen Part im Online-Event haben,
sollten Sie sie zuvor genau instruieren und den Ablauf detailgetreu planen.
Suchen Sie sich einen möglichst ruhigen Ort mit schlichtem Hintergrund, um Ihr Endgerät für die Videokonferenz zu positionieren. Bei einigen Videokonferenz-Tools besteht die technische Möglichkeit, den Hintergrund für ein ruhigeres Gesamtbild verschwimmen zu lassen.
Um den Blickkontakt mit den Teilnehmer:innen zu ermöglichen, positionieren Sie Ihren Monitor mit externer Kamera oder Ihren Laptop mit integrierter Kamera mittig vor Ihnen und auf Augenhöhe. Wenn Sie einen Monitor mit externer Kamera nutzen, sollte der Abstand zwischen der Kamera und Ihnen ungefähr einen Meter betragen. Bei Laptops mit integrierter Kamera kann der Abstand wesentlich geringer ausfallen.
Auch das Licht spielt eine wichtige Rolle: Vermeiden Sie Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung, da das Bild sonst verblasst oder sehr dunkel wirkt. Auch eine seitlich einfallende Beleuchtung ist ungünstig, da sie Schatten verstärkt.
Wenn Sie planen, Ihren Bildschirm während der Online-Veranstaltung mit den Teilnehmer:innen zu teilen, schließen Sie vorab alle nicht benötigten Anwendungen auf Ihrem Rechner oder Laptop und deaktivieren Sie den Bildschirmschoner sowie die Energiesparfunktion.
Stellen Sie Ihr Handy und sämtliche Kommunikationstools wie Teams, Slack, Outlook etc. vor dem Termin auf stumm.
Ebenso ist ein kurzer Vorabtest der Technik ratsam.
Während des Events
Wählen Sie sich als Host des Events mindestens zehn Minuten vor dem offiziellen Beginn des Events ein.
Vergessen Sie nicht, das Event zu moderieren, die unterschiedlichen Acts anzukündigen und die Teilnehmer:innen zum Beispiel darüber zu informieren, dass ihre Mikrofone automatisch „auf Mute“ geschaltet sind und sie die Stummschaltung nur aufheben sollen, wenn sie einen relevanten Beitrag haben oder sie sich in Gruppenräumen befinden, in denen eine Interaktion ausdrücklich erwünscht ist. Eine weitere Regel zur Videomeeting-Etikette könnte lauten, dass jeder, der etwas an die Teilnehmerrunde kommunizieren möchte, sich zunächst kurz vorstellen muss.
Wesentlich sympathischer und verbindlicher werden Online-Events, wenn alle Teilnehmer:innen mit Livebild zu sehen sind. Denn gerade über Mimik und Gestik werden viele Informationen übertragen, die ohne Videoübertragung verloren gehen können. Hier entscheiden Sie vorab, ob alle Teilnehmer:innen zu sehen sein sollen oder nicht.
Sprechen Sie bitte laut und deutlich und achten Sie darauf, dass man Sie während der gesamten Eventdauer sehen und hören kann. Am besten schauen Sie während des Sprechens in die Kamera.
Achten Sie darauf, andere ausreden zu lassen.
Auch eine Verabschiedung am Ende des Online-Ereignisses gehört zum guten Ton.
Nachbereitung
Vergewissern Sie sich zum Schluss, dass die Verbindung ordnungsgemäß getrennt wird, sodass die Teilnehmer:innen Sie
nicht weiter hören und sehen können.
Bei Bedarf können Sie eine Umfrage zum Ablauf und den verschiedenen Inhalten des Online-Events an die Teilnehmer:innen schicken. Auch ein Dankschreiben an die Teilnehmer:innen bietet sich als Zeichen der Wertschätzung für ihre Teilnahme an.
Welche technischen Voraussetzungen sollten für die Nutzung der Online-Live-Event-Plattform hopin idealerweise erfüllt sein?
Grundvoraussetzungen für Referent:innen
Browser
- Als Browser ist Google Chrome in seiner aktuellen Version zu verwenden (Download Google Chrome).
- Als Alternative ist auch Microsoft Edge in seiner aktuellen Version möglich (Download Microsoft Edge).
Internet
- Es wird ein kabelgebundener Internetanschluss (kein Mobilfunknetz) mit einer Bandbreite von mindestens 5 Mbit/s (optimal 30 Mbit/s) für Download/Upload empfohlen. WLAN mit ausreichender Bandbreite ist ebenso möglich, kann aber manchmal zu Verbindungsproblemen führen.
-
Sofern Ihr Online-Arbeitsplatz in ein restriktives Netzwerk eingebunden ist (bspw. im Unternehmen, Hotel und
ähnliches) ist eine Freigabe bestimmter Ports unumgänglich (siehe auch: Hopin Netzwerk-Einstellungen).
Dazu ist unbedingt der eigene/jeweilige Netzwerkadministrator zu befragen. - Die Teilnahme mit einer VPN-Verbindung ist nicht möglich.
Hardware
- Es ist ein Computer oder Laptop (keine Smartphones, Tablets etc.) zu benutzen.
- Sofern Sie Inhalte teilen möchten, ist der Anschluss eines zweiten Bildschirms zu empfehlen.
- Die Nutzung eines hochwertigen Headsets ist ebenso zu empfehlen.
Grundvoraussetzungen für Zuschauer:innen
Browser
- Als Browser ist Google Chrome in seiner aktuellen Version zu verwenden (Download Google Chrome).
- Als Alternative ist auch Microsoft Edge in seiner aktuellen Version möglich (Download Microsoft Edge).
Internet
- Es wird ein kabelgebundener Internetanschluss (kein Mobilfunknetz) mit einer Bandbreite von mindestens 5 Mbit/s (optimal 30 Mbit/s) für Download/Upload empfohlen. WLAN mit ausreichender Bandbreite ist ebenso möglich, kann aber manchmal zu Verbindungsproblemen führen.
-
Sofern Ihr Online-Arbeitsplatz in ein restriktives Netzwerk eingebunden ist (bspw. im Unternehmen, Hotel und
ähnliches) ist eine Freigabe bestimmter Ports unumgänglich (siehe auch: Hopin Netzwerk-Einstellungen).
Dazu ist unbedingt der eigene/jeweilige Netzwerkadministrator zu befragen. - Die Teilnahme mit einer VPN-Verbindung ist nicht möglich.
Hardware
- Es ist ein Computer oder Laptop (keine Smartphones, Tablets etc.) zu benutzen.
- Die Nutzung eines hochwertigen Headsets ist ebenso zu empfehlen.
Welche Vorbereitungen müssen die Teilnehmer:innen für das Wein-Tasting treffen?
Infos zu den Utensilien und weitere Tipps zur Vorbereitung finden Sie hier.
Welche Vorbereitungen müssen die Teilnehmer:innen für das Bier-Tasting treffen?
Infos zu den Utensilien und weitere Tipps zur Vorbereitung finden Sie hier.