5 Tipps für ein gelungenes Online-Event

Die Veranstaltungsindustrie befindet sich im Umbruch: Digitale Formate oder hybride Lösungen gewinnen immer mehr an Bedeutung, nicht zuletzt durch zahlreiche Vorteile wie einer größeren Reichweite und Zielgruppe und der Möglichkeit des weltweiten Zugriffs. Sie sind das Eventformat der Zukunft.

Veröffentlicht von eich am 13.01.2022

Mit der Rückkehr zur Normalität im Alltag wird zwar auch die Anzahl der Offline-Events wieder steigen, allerdings werden bei beruflichen als auch privaten Treffen Faktoren wie Nachhaltigkeit und die effiziente Nutzung von Ressourcen immer mehr in den Fokus rücken, sodass die Nachfrage nach digitalen Events auch dann bestehen bleibt. Nur digitale Formate bieten die Möglichkeit, an globalen Events teilzunehmen, ohne dafür reisen zu müssen. Und sie helfen dabei, die Umwelt sowie auch das (Reise-)Budget zu schonen und werden so, innerhalb der Koexistenz von Online- und Offline-Events, weiterhin im Mittelpunkt stehen.

Aber wie wird ein Online-Event zum Erfolg? Event is coming home stellt 5 Tipps für eine gelungene digitale Veranstaltung vor:

1. DIE RICHTIGE PLATTFORM WÄHLEN

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für digitale Events ist die Wahl der richtigen Plattform als digitale Event-Location. Neben den klassischen Konferenztools wie Microsoft Teams oder Zoom haben sich mittlerweile Anbieter etabliert, die sich rein auf die Anforderungen von Online-Events fokussieren. Einer der Anbieter ist die Online-Event-Plattform „hopin“, die eine Vielzahl an Möglichkeiten bietet, die weit über herkömmliche Videokonferenz-Tools hinausgehen und das User-Erlebnis deutlich erhöhen. Dabei müssen Gastgeber:innen auf nichts verzichten, was ein physisches Event erfolgreich macht: An der virtuellen Rezeption wird jeder Gast in Empfang genommen und erhält einen Überblick über den Ablauf der Veranstaltung. Auf der Hauptbühne, zu der es zusätzlich einen virtuellen Backstage-Bereich für Redner:innen, Geschäftsführer:innen oder Live-Acts gibt, kann das Publikum mit dem passenden Rahmenprogramm unterhalten werden. Außerdem gibt es unbegrenzt viele Gruppenräume, in denen sich Gäste austauschen können. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, externe Streams einzubinden. Die Option, die Konferenztool-Oberfläche gemäß der jeweiligen CI zu branden, rundet das digitale Erlebnis bei hopin ab. Insgesamt ermöglicht diese technische Infrastruktur den Gastgeber:innen, Veranstaltungen in einem kleinem Rahmen bis hin zu digitalen Großevents mit bis zu 100.000 Beteiligten zu realisieren – egal, ob rein virtuell oder auch hybrid mit entsprechender Technik vor Ort.

2. ONLINE-EVENTS DURCH HAPTISCHE ELEMENTE ERLEBBAR MACHEN

Bringen Sie das Event auch in der Realität zu Ihren Gästen und machen Sie das Online-Event mit haptischen Elementen anfassbar. Das funktioniert am besten mit Hilfe von Eventboxen, die Sie mit einem guten Catering aus frischen und leckeren Speisen, hochwertigen Getränken sowie jeder Menge „Goodies“ ausstatten können und die Ihre Teilnehmer:innen im Vorfeld des Events erhalten. Als Goodie eigenen sich personalisierte Grußkarten, individuell gebrandete Give-aways oder die passende Event-Dekoration, wie zum Beispiel eine Konfetti-Kanone für das gemeinsame Jahres Kick-Off.

3. MIT INTERAKTIONEN DIE AUFMERKSAMKEIT IHRER GÄSSTE GEWINNEN

„Zoom-Fatigue“ ist mit der Nutzung von Videokonferenzen kein seltenes Phänomen mehr. Mit interaktiven Elementen können Sie dem entgegenwirken. Binden Sie Ihre Gäste beispielsweise durch eine digitale Zaubershow ein, an der alle aktiv teilnehmen können. Sind ihre Gäste sehr kreativ, denken Sie über einen digitalen Kunstkurs nach – den Sie auch inhaltlich an die Ziele Ihres Unternehmens knüpfen können. Oder unterbrechen Sie einen langen Konferenztag mit einem gemeinsamen Online-Game, das den Zusammenhalt fördert.

4. DAS PERFEKTE RAHMENPROGRAMM FINDEN

Finden Sie die richtige Balance zwischen inhaltlichen Vorträgen und emotionalen Highlights. Machen Sie Ihr Event erlebbar und binden Sie Live-Acts in Ihre digitale Veranstaltung ein. Mit einem Wohnzimmerkonzert bringen Sie Ihren Gästen die Künstler:innen direkt nach Hause und setzen den richtigen Rahmen aus Unterhaltung und Infotainment. Mit dem entsprechenden Rahmenprogramm erleichtern Sie Ihren Teilnehmer:innen zudem das Networking und steigern die Zufriedenheit. So können Sie sicher sein, dass Ihre Botschaften auch nach Event-Schluss noch lange in Erinnerung bleiben.

5. KURZ UND KNACKIG

…ist das höchste Gebot, um Ihre Gäste nicht zu langweilen. Machen Sie sich deswegen unbedingt im Vorfeld des Events Gedanken über das Programm, halten Sie dieses so kurz und knackig wie möglich und kommunizieren Sie es aktiv an Ihre Gäste. Je länger ein Event dauert, desto mehr sollten Sie die oben genannten Punkte beachten. So stellen Sie sicher, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer:innen aufrechterhalten und Ihr Online-Event ein voller Erfolg wird.

Auch in Zukunft werden digitale beziehungsweise hybride Events fester Bestandteil im Live-Kommunikations-Mix sein. Die Entwicklung hin zu Home-Office, Flex Work und Nachhaltigkeit beschleunigen diesen Trend. Versuchen Sie, Online-Events konzeptionell genauso viel Raum zu geben wie Präsenzveranstaltungen und planen Sie Ihre digitale Veranstaltung interaktiv und benutzerfreundlich. So profitieren Sie und Ihre Gäste langfristig.

Web: www.event-is-coming-home.com
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/event-is-coming-home-gmbh/
Instagram: https://www.instagram.com/event_is_coming_home/
Facebook: https://www.facebook.com/eventiscominghome

Text: Ronja Busse

Lesedauer: 6 Minuten