Porsche Motorsport über ihre digitale Weihnachtsfeier mit Event is coming home

Vergangenes Jahr initiierte Porsche Motorsport erstmals eine digitale Team-Weihnachtsfeier. Im Interview berichtet Johanna Langmeir von den Herausforderungen im Laufe der Organisation und den Highlights des Events.

Veröffentlicht von eich am 26.10.2021

Da es vergangenes Jahr aufgrund der Corona-Pandemie nicht möglich war, die Werksfahrer für eine Weihnachtsfeier zusammenzubringen, entschied sich Porsche Motorsport, diese erstmals digital zu veranstalten. Johanna Langmeir aus dem Team Management erhielt die Aufgabe, das internationale Get-together zu organisieren. Im Interview verrät sie, warum Event is coming home als Partner für die Umsetzung das Rennen machte und mit welchen Besonderheiten die Teilnehmenden überrascht wurden.

Event is coming home: Johanna, ihr habt letztes Jahr eure Weihnachtsfeier digital mit uns umgesetzt. Wie kam es zu der Idee, das Teamevent online auszurichten?
Johanna Langmeir: Dass wir auch 2020 eine Weihnachtsfeier initiieren wollten, war uns eigentlich von Anfang an klar. Durch Corona und der Herausforderung, dass alle Teilnehmenden international verstreut sind, haben wir uns nach Alternativen umgesehen. Durch eine Kollegin erfuhr ich von Event is coming home und so war mir schnell klar, dass das Konzept eine echte Alternative ist.

Was genau hat dich daran überzeugt und welche Bausteine hast du gebucht?
Ich habe mir die Website angesehen und hatte direkt das Gefühl, dass das passt. Uns war wichtig, die Weihnachtsfeier auch online interaktiv und persönlich zu gestalten. Außerdem blieb insgesamt wenig Zeit für die gesamte Organisation. Nach dem ersten Meeting mit Event is coming home war ich sehr froh, dass ich alle Leistungen gebündelt aus einer Hand beziehen konnte: Das Rahmenprogramm, eine liebevoll zusammengestellte Eventbox mit Speisen, Getränken und Give-aways sowie eine unkomplizierte Abwicklung.

Wie kurzfristig habt ihr das Event denn geplant und umgesetzt? Und wie zeitintensiv war die Vorbereitung?
Zwischen Erstanfrage und Event lagen keine vier Wochen. Das war schon etwas knapp angesetzt. Aber die Vorbereitung verlief schnell und reibungslos. Ich war positiv überrascht, wie schnell die Antworten auf jede meiner Rückfragen kamen – sowohl telefonisch als auch per E-Mail. Ich fühlte mich von meinen Ansprechpartnern bei Event is coming home super an die Hand genommen. Der größte Benefit für mich als Organisatorin war, dass ich nicht selbst alle einzelnen Bausteine – wie die Eventbox und die gesamte Logistik – zusammenstellen musste. Das war eine echte Erleichterung!

Die Gäste eurer digitalen Weihnachtsfeier waren über verschiedene Länder verstreut. Was gerade auch in der Logistik einige Schwierigkeiten mit sich bringen kann...
Ja, die Nachwuchsfahrer nahmen aus Deutschland, Polen, Österreich, Frankreich, der Türkei und Australien teil. Gerade bei den Nicht-EU-Ländern war schnell klar, dass wir aufgrund von Richtlinien und Zollbestimmungen keine Lebensmittel dorthin verschicken können. Event is coming home hatte für dieses Problem aber direkt Lösungsvorschläge parat und wir passten die Eventboxen auf die jeweiligen Bestimmungen an, sodass wir auch unsere Fahrer aus der Türkei und Australien mit einer schönen Eventbox versorgen konnten.

Die Eventboxen mit den Speisen, Getränken und Give-aways wurden individuell zusammengestellt…
Ja genau. Das Angebot an verschiedenen Speisen und Getränken ist sehr vielfältig – und so war für jeden Geschmack etwas Passendes dabei! Nachdem ich eine Vorauswahl von zwei Vorspeisen und zwei Hauptgerichten getroffen hatte, konnten die Fahrer dann final selbst entscheiden. Die Speisen wurden frisch gekocht und in Weckgläsern zu den Teilnehmern nach Hause geschickt – großartig, was alles möglich ist! Nur die Fahrer in der Türkei und in Australien konnten aufgrund der Zollbestimmungen keine Lebensmittel erhalten. Die Mutter des Fahrers aus der Türkei, eine begeisterte Köchin, hat dann sogar für ihren Sohn extra etwas Ähnliches nachgekocht, damit er auch in den Genuss einer Verköstigung kommt.

Die Give-aways haben aber alle bekommen, oder?
Richtig. Für alle Teilnehmer gab es einen gebrandeten Holzkochlöffel und eine gebrandete Schürze mit Porsche Motorsport Logo. Außerdem haben wir noch ein spezielles „Goodie“ aus unserem Portfolio beigesteuert, was von Event is coming home in die Boxen konfektioniert wurde.

Welche weiteren Besonderheiten machten euer Event aus?
Für die Weihnachtsfeier buchten wir einen internationalen Zauberkünstler. Dank der Unterstützung von Event is coming home haben wir ihn sehr gut in unseren Ablauf integriert und gleich am Anfang auftreten lassen. Das hat direkt die Stimmung gelockert und auch angehoben. Außerdem waren in unseren Eventboxen auch Zauberkarten, wodurch alle Gäste aktiv teilnehmen konnten. Ein echtes Highlight, was allen besonders in Erinnerung geblieben ist!

Und danach habt ihr gemeinsam die Speisen vorbereitet und angerichtet?
So war es eigentlich geplant… (lacht.) Aber ein Teil der Gruppe hatte schon die leckere Vorspeise vor sich und wollte endlich essen, während andere noch in der Küche standen und darauf warteten, dass es losgeht. Mein Tipp an alle Organisator:innen: vorab kommunizieren, dass gemeinsam gekocht wird! Dadurch entstehen auch neue Gesprächsthemen, da jeder das Essen anders warm gemacht bzw. angerichtet hat.

Wie kam das gesamte Erlebnis bei den Fahrern an?
Eine digitale Weihnachtsfeier schien erst ungewöhnlich zu sein, weil es ein völlig neues Erlebnis war. Aber durch den Auftritt des Zauberkünstlers gleich zu Beginn sind alle sofort aufgeblüht. Dieses virtuelle Get-together hat uns als Team noch einmal auf eine andere Art verbunden und war eine großartige Alternative.

In welchem zeitlichen Rahmen fand das Event statt?
Es waren etwa zweieinhalb bis drei kurzweilige Stunden, die eigentlich viel zu schnell vorbeigingen...

Und wie war das Feedback der Teilnehmenden nach dem Event?
Es gab eine durchweg positive Resonanz. Niemand hatte etwas zu bemängeln – ganz im Gegenteil: Die Speisen und Getränke kamen super an, der Zauberkünstler hat alle begeistert und auch die Aufmachung der Eventbox sowie die gebrandeten Give-aways wurden gelobt. Alle hatten Spaß und trotz der Distanz war man sich irgendwie nah.

Welche Vorteile siehst du bei Online-Events?
Natürlich ist es etwas anderes, mit Menschen über den Bildschirm zu interagieren. Trotzdem sehe ich einige Vorteile: Man muss nicht reisen, sondern kann es sich zuhause gemütlich machen und eine schöne Zeit mit seinen Gästen verbringen. Insbesondere, wenn man an verschiedenen Orten und sogar noch in verschiedenen Zeitzonen lebt, ist ein Online-Event eine tolle und praktische Möglichkeit, seinen Kollegen und Kolleginnen, Freunden und Freundinnen oder der Familie nah zu sein, um einzigartige Erlebnisse zu teilen.

Vielen Dank für deine Zeit und deinen Erfahrungsbericht, liebe Johanna!

Web: www.event-is-coming-home.com
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/event-is-coming-home-gmbh/
Instagram: https://www.instagram.com/event_is_coming_home/
Facebook: https://www.facebook.com/eventiscominghome

Text: Anika Keller

Lesedauer: 4 Minuten